戸籍の請求方法

司法書士がご依頼をいただきお客様の戸籍を収集する際になにをしているか、について記事にしました。

一般の方が戸籍や住民票を請求する場合、各自治体が用意している様式をダウンロードして印刷の上、必要事項を記入し請求することがほとんどですが、司法書士などの士業の場合「職務上請求書」という用紙を使用することが多いです。戸籍や住民票を請求するという委任状をお客様に書いてもらって請求することももちろん可能です。

職務上請求書は、特定の士業が登録している強制加入団体（札幌の司法書士なら札幌司法書士会）に加入し、その団体から購入します。

特定の士業とは、弁護士・税理士・行政書士・社会保険労務士・土地家屋調査士・弁理士・海事代理士・司法書士です。八士業とか呼ばれます。

他人の個人情報を取得するものなので取り扱いは厳重です。事務所の外に持ち出すことも禁止です。

例えばお客様の戸籍を取得する場合、職務上請求書、本人確認書類（士業の登録証のコピー）、返信用封筒と定額小為替を封入し、請求先の役所に送ります。

ここで頭を悩ませるのが、定額小為替をどれくらい入れるかという問題です。被相続人の出生から死亡までの連続した戸籍を取得する必要があるのですが、基本的に被相続人の戸籍の通数はご依頼を受けた段階ではわかりません。例えば８０代くらいの方がお亡くなりになったケースで、転籍や離婚の回数が無いければ大体５通前後の戸籍で収まることが多いですが、相続人が兄弟姉妹、甥姪である場合など複雑になってくると、数十枚の戸籍を請求するケースも珍しくありません。小為替は郵便局で所定の様式を記入することで購入することができるのですが、その種類が「50円、100円、150円、200円、250円、300円、350円、400円、450円、500円、750円、1000円」と１２種類に分かれております。そして、１枚購入するのに200円の手数料がかかります。50円の定額小為替を購入しても、1000円の定額小為替を購入しても手数料は200円です。そのため1000円の定額小為替を購入することがほとんどなのですが、大体自治体では小為替の金額を戸籍の料金ぴったりになるように指定してきます。

今のところ３０００円程度の小為替を封入しておけば事足りることが多いのでそのようにしており、お釣りも定額小為替で返ってきております。また厄介なことにこの定額小為替には6カ月間の有効期限が設定されており、6か月以内に使い切らなければなりません。それが無理なら換金できるようです（ただしそれも無無期限ではありません）。お上に盾突くつもりは毛頭ありませんが、インターネット上で支払うことができるようなシステムができれば本当にありがたいと思っております。