役員登記の際の本人確認書類について

札幌宮の森の司法書士、鷲頭です。

株式会社において新たに役員が就任する際に必要な本人確認書類について解説します。まず、根拠となる商業登記規則６１条７項を記載します。

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株式会社の役員とは誰を指す？

会社法上、取締役・監査役・会計参与・執行役が役員です。執行役については指名委員会等設置会社のみに設置されますが、2021年8月現在、指名委員会等設置会社導入企業は85社程度ですので、いわゆる中小企業ではほとんどありません。会計監査人については会社法上の役員ではありません。また、「執行役員」というポストを設定している株式会社もあり、会社独自に役員と呼ぶ場合もあるかもしれませんが、執行役員の方が取締役や監査役、執行役等でない場合、法律上は役員ではなく登記上も公示されません。

本人確認書類が必要な役員は？

①取締役

②監査役

③執行役

以上です。

平成２７年までは本人確認が行われていなかった役員等は、実在しない者であっても登記が通ってしまいました。そしてそれが悪用されることもあったため、法改正により本人確認証明書が求められるようになったという経緯があります。なお、同じく役員である会計参与に関しては公認会計士、税理士、監査法人、税理士法人でなければ就任することができず、就任登記の際に資格証明書を求められ、それにより実在性は担保されてますので別途本人確認書類は不要です。

本人確認書類は初めて就任する際に必要となりますが再任の場合は不要です。

本人確認書類は具体的にどのようなものか

①住民票の写し②戸籍の附票③運転免許証のコピー④（外国人の場合）在留カードのコピー

③④は表裏コピーし役員本人が「原本と相違ない」と記載し、記名押印または署名する必要があります。

なお、上記の例示には記載されておりませんが、印鑑証明書も本人確認書類として提出可能です。

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上記記事の内容と関連しますが、役員の任期を１０年している株式会社が多いため、再任の登記をうっかり忘れてしまい、みなし解散登記がなされてしまう場合があります。一度、自社の登記簿を取得し、任期を確認されることをお勧めいたします。役員登記についてご不明点ありましたら当事務所までぜひご相談ください。