電子定款認証

札幌宮の森の司法書士、鷲頭です。

株式会社設立に際し、定款を作成し、公証人の認証を受ける必要があります。私が補助者として勤務していた事務所では、まずパソコンで定款を送信し、その後所長が直接公証役場に出向いて定款認証をしてくるというものでした。

ところが、２０２４年３月から、WEB会議システムを使用しての定款認証が原則化されました。希望すれば対面での認証も可能なようです。認証自体は、公証役場に移動する手間がなくなったのでよいのですが、代わりに書類の郵送によるラグが発生します。（書類だけ持参して認証はWEBで、だと意味がないので）

先日、北海道外の公証役場において定款認証を行ないました。当然WEB会議システムを用いたものでしたが、前日までの準備は以下です。

１．電子定款を業務システムによって送信を済ませる

２．郵送物（定款を紙で印刷したものに電子定款認証の委任状を合綴したもの、発起人印鑑証明書とそのコピー（印鑑証明書は原本還付するため）、実質的支配者となるべき者の申告書、発起人運転免許証コピー、ＣＤーＲ、同一情報の提供（謄本）請求書、返信用レターパック）

３．定款認証手数料の払込み

４．認証日程の予約（予約フォームがあるところが多い印象ですが、電話でもできます）

前日には公証役場からWEB会議のURLが送られてきますので、当日はそのURLをクリックして通信を開始します。公証人の方からいくつか質問され、身分証明書の提示を求められ画面を通して身分証明書の写真を取られ、「問題無ければこのあと認証します」と言われ終了です。注意点ですが、初めてWEB会議をしたときに私は背景をぼかす設定にしていたのですが、そうすると身分証明書もぼやけて見えなくなるので、背景をぼかす設定はしないように注意しましょう。

投稿者プロフィール

鷲頭正明

令和2年度司法書士試験合格。東京都内の司法書士法人、司法書士・行政書士事務所で実務経験を積み、令和5年生まれ故郷である札幌で司法書士事務所開業。
会社・法人登記及び相続関連業務を得意としています。

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