定款事前チェックの方法

札幌宮の森の司法書士、鷲頭です。

株式会社や一般社団法人などの特定の法人を設立する場合、定款を作成し、公証役場にて定款の認証を受ける必要があります。実務上、会社を設立する地域を法務局管轄の公証役場であればどこでも構いませんので、メールなどで事前に定款のチェックをしてもらいます。その際、いくつかの書類を併せて送信します。公証役場によって仕事の仕方が異なるので、一貫した正解はないのかもしれませんが、私が実務を学んだ事務所がいつもお願いしていた公証役場で求められていたものを記載していきます。

原始定款

定款をチェックしてもらうので当然ですが、作成した定款を送信します。このとき、日付はまだ記入しておく必要はありません。私の場合はWordファイルで定款を作成しますので、そのWordファイルをメールに添付して事前チェックをお願いしています。

実質的支配者となるべき者の申告書

あまり聞き馴染みのない書類と思いますが、会社設立の手続の際に提出しております。

発起人１名で、そのままその発起人が取締役になるケースが多いため、その場合は実質的支配者＝発起人の判断がしやすいのですが、法人が発起人になる場合は発起人である法人の株主構成によるため、少し判断が難しくなります。（というより判断材料となる資料を収集する必要が生じます）

今回は発起人１名の１名取締役の会社の事例でお話しますので、そのまま発起人の氏名住所、生年月日など所定の箇所を記入します。

「実質的支配者該当性の根拠資料」ですが、通常は定款のみで構いません。

発起人の身分証明書写し

運転免許証やマイナンバーカードなど、顔写真付きの身分証明書を添付してメールで送信します。

発起人の印鑑証明書

取得後３か月以内の印鑑証明書が必要になります。事前チェックの後に原本を提出しますが、事前チェックの際に出しておきます。定款認証後に原本還付してもらうことは可能ですが、WEB会議で郵送手続を行う場合、登記申請とのタイムラグが発生しかねないので、印鑑証明書は２通用意をしてもらうとスムーズです。

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定款の事前チェックをしてもらう際、当事務所では以上の４点メールで送信しております。実質的支配者となるべき者の申告書に気を取られるかもしれませんが、まずは定款内容や誤字脱字などが無いように、完璧にチェックをして事前の審査を依頼しましょう。